電子郵件是工作場所非常重要的通訊工具。電子郵件不僅用于撰寫日常工作報告，也是與上級和下級進行協(xié)調(diào)和談判的渠道。對外貿(mào)易和商務合作也經(jīng)常使用電子郵件進行交流。

1.電子郵件的“標題”應清晰且具有描述性。

2. 注明發(fā)件人及其身份；不要重復發(fā)送相同的消息；為特定電子郵件添加密碼。

3.只抄送給有需要的人。收到郵件的人越多，回復郵件的需求就越低；非必要時不要點擊“回復所有人”；不要在公共場合說一些你不會對別人說的話。

4.如果您收到或想要發(fā)送生硬的電子郵件，請不要沖動。如果非常緊急，*好打個電話。

5. 信的內(nèi)容要簡明扼要；一開始就把“問題”和“任務項”寫清楚，盡可能準確地描述所有問題。

6.使用清晰易讀的字體。請把重要的項目加粗，但不要全部加粗；使用黑點或數(shù)字使電子郵件更具可讀性；避免使用太多不必要的標點符號，例如“!!!!!!”。

7. 如果有截止日期/請求不緊急/不需要回復/需要回復，請說明。如有必要，請附上您希望得到答復的人的姓名，并加以強調(diào)。

8. 如不能立即回復，應及時回復發(fā)件人，有進展后第一時間通知他/她，以免收到重復的跟進郵件，讓對方知道。

9.確認你將回復誰；在回復您自己的評論之前，請閱讀關(guān)于同一主題的所有后續(xù)評論；未經(jīng)同意，不得將他人的信件轉(zhuǎn)發(fā)給第三方。

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沒有人愿意閱讀長郵件，除非它們是人們喜歡看的僅供參考的電子郵件。要清楚并不是說字體要放大，而是要注意以下幾點：

一種。這是什么？

灣 你打算什么時候做？為什么。

C。作為收件人，我想做什么？

d. 我應該什么時候做？

e. 如果我不做呢？如果我做了，我會有什么價值？

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定期查看整理個人郵箱，經(jīng)常整理郵箱，回復回復刪除已刪除的郵箱；將您的郵箱限制在指定的容量內(nèi)，以避免超載而無法接收新郵件。對于重要郵件，考慮下載或打印存儲。郵件不能取代面對面的交流、電話和會議。濫用郵件只會增加負擔，降低效率。

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每個收件人的安排應遵循一定的規(guī)則。例如，按部門安排；根據(jù)倉位水平由高到低或由低到高均可。適當?shù)囊?guī)則有助于提升您的形象！

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